Unsere Software FLEXKONTORarchiv basiert auf den Softwaremodulen JFlexKontor, JFXArchivLite und JFXArchivSearcher, die (alleine oder in Kombination) die Arbeit im Büro deutlich erleichtern. 

Das altbewährte Ablageprinzip aus  Aktenschrank und Eingangskorb wird mit unseren Softwaremodulen auf den Arbeitsplatzrechner  übertragen und mit einer zukunftsweisenden Technologie unterlegt.

Überfüllte Aktenordner und lange, aufwändige Suchvorgänge gehören damit der Vergangenheit an. Unnötige Druck-, Papier- und Lagerkosten entfallen. Sie erhalten Unterstützung von der Eingangspostverarbeitung bis hin zur revisionssicheren Dokumentenablage. 

Unser virtueller Aktenschrank bildet den Umgang mit realen Akten nach und ist intuitiv bedienbar. Sie können ihn lokal, im lokalen Netzwerk oder in Cloud Services wie Dropbox oder TeamDrive speichern und dann über mobile Endgeräte jederzeit und überall nutzen.

Unsere Integration von TeamDrive bietet eine  hochverschlüsselte Anbindung an die TeamDrive-Cloud mit Servern an deutschen Standorten und daher den bestmöglichen Schutz sowie  DSGVO-Konformität. Ist eine Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem TeamDrive-Server  einmal nicht möglich – bspw. wegen fehlender Internet-Verbindung – sind Sie trotzdem in der Lage, mit FLEXKONTORarchiv zu arbeiten. Denn sämtliche Dokumente liegen nicht nur auf dem Server, sondern auch lokal auf Ihrem Computer.

FLEXKONTORarchiv enthält  sogar vordefinierte Ablagestrukturen für ihren virtuellen Aktenschrank, die auf die jeweilige Zielgruppe (Allgemein, Agrarbüro, Gastronomie, ...) zugeschnitten sind:

Einen Überblick über JFlexKontor gibt folgende Grafik:

JFlexKontor bildet das Organisationswissen und die Organisationsberatung in einer Applikation unter Nutzung der vorhandenen Dateisysteme* ab, ersetzt allerdings nicht nur die unhandlichen „Explorer”- und „Desktop”-Oberflächen sondern bietet einen echten Mehrwert.

* bei Windows-Betriebssystemen wird das NTFS-Dateisystem benötigt, um die volle Funktionalität (z.B. Hard Links) verwenden zu können

Die Benutzungsschnittstelle ist anpassbar und beinhaltet eine konfigurierbare Bereitstellung von Strukturen sowie Inhalten. Sie enthält integrierte Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Verarbeitungen, etwa Scannen von Papierdokumenten oder Belegweitergabe an Steuerberater.

Hauptfunktionen von JFlexKontor sind: 

• Ablage im plattformunabhängigen PDF-Format und - wahlweise - in Bild- [jpg, png, tif, gif, ...], E-Mail- [eml, msg], Office- [doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odf, ods, rtf, txt, ...], Zip- oder Epub-Formaten
• Mehrere Einträge können für ein und dieselbe Datei und für ein und dasselbe Verzeichnis existieren ("Hard Links")
• Verzeichnisse und Dateien können auch virtuell eingebunden werden (z.B. „Meine Dokumente” oder Bilder in der Cloud)
• Modernes Design mit wählbarem „Look and Feel” und umfangreichen Vorschaufunktionen
• Ablage von Papierdokumenten am Arbeitsplatz über handelsübliche Scanner
• Ablage aus allen Applikationen per Druck- oder Exportvorgang
• Ablegen von Dateien per „Senden an”
• Ablegen von E-Mails (inkl. Anhängen) und Faxen aus z.B. Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Tobit David und Lotus Notes
• E-Mail-Versand über z.B. Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Tobit David
• Wiedervorlagen über Kalenderfunktionen von Outlook
• Direkte Bearbeitung vieler Datei- und Bild-Formate (z.B. Löschen, Drehen, Zusammenführen oder Entnehmen von PDF-Seiten)
• Viele Struktur- und Verzeichniselemente zur Abbildung komplexer Ablageszenarien
• Schnelle und aussagefähige Suchvorgänge (nach Inhalt, Name, Änderungsdatum, Alter, ...)
• Granulare Rechtesysteme
• "Drag and Drop” oder "Click" für den schnellen Zugriff auf Standardfunktionen

JFXArchivLite bietet die grundlegenden Verarbeitungsfunktionen von JFlexKontor, der Schwerpunkt liegt allerdings auf automatisierbares und kontrolliertes Einfügen von Dokumenten in eine bestehende Ablagestruktur.  Insbesondere kann JFXArchivLite im Anschluss an den Scanvorgang automatisch gestartet werden und so nahtlos eine korrekte,  automatisierte Ablage sicherstellen.

Hauptfunktionen von  JFXArchivLite sind:

• Ablage von Papierdokumenten am Arbeitsplatz über TWAIN-kompatible Scanner, durch frei definierbare Regeln automatisierbar
• Ablegen von beliebigen Dateien mittels Drop-Down, durch frei definierbare Regeln automatisierbar
• E-Mail-Versand, Drucken und Löschen von beliebigen Aktenschrankinhalten
• Direkte Bearbeitung von PDF-Dateien (z.B. Löschen, Drehen, Zusammenführen und Umordnen von Seiten)
• OCR-Kontrolle durch realistische Ansicht der erkannten Texte und Textpositionen in gescannten Dokumenten
• GoBD-Unterstützung durch Qualitätsprüfung der Scanergebnisse und der Vorgabe von Verfahrensdokumentationen

JFXArchivSearcher  bietet Suchfunktionen, die das Auffinden von Dokumenten oder Textpassagen in Ordnerstrukturen zum Kinderspiel machen. In kürzester Zeit werden Dokumente zu einem bestimmten Thema gefunden, die schon lange in den Tiefen des Dateisystems verschollen schienen.  

Einzige Voraussetzung dafür, dass ein Dokument gefunden werden kann, ist, dass es sich um eine durchsuchbare Datei handelt. Also ein durchsuchbares PDF, eine Word- oder Excel-Datei, eine E-Mail oder ähnliches. Die Suchergebnisse werden übersichtlich mit einem kleinen Vorschaubild, einem Kontextbezug zum eingegebenen Suchbegriff, dem Ablageort und dem Alter angezeigt. Außerdem gibt es  Schnellfiltermöglichkeiten der Suchergebnisse, z.B. nach Jahr oder Dateityp.

Neben einer einfachen Suche können auch komplexere Suchen über eine (zugegebenermaßen nicht ganz einfache) Suchsyntax ausgeführt werden. So können zum Beispiel mehrere Suchbegriffe logisch miteinander verknüpft werden. 

Beispiel: 

+lieferschein +kunde -lieferant 

würde alle Dokumente finden, in welchen die Worte Lieferschein und Kunde enthalten sind, aber eben nicht das Wort Lieferant . 

Wesentliche Funktionen von JFXArchivSearcher  sind:

• Indizierung und Speicherung des aufbereiteten Suchraums der elektronischen Ablage
• Eine mächtige Syntax für die Suche, die stark an Googles Anfragesprache angelehnt ist
• Term- und Phrasensuche
• Boolesche Operatoren
• Wildcard-Suche
• Range-Queries (Bereichsanfragen)
• Fuzzy- und Proximity-Suche
• Übersichtliche Darstellung der Suchergebnisse, die ebenfalls durch Google inspiriert wurde
• Reihenfolge der Suchergebnisse mit den besten Treffern zuerst
• Unterstützung von Master / Slave Anordnungen in Netzwerken